コロナ禍の影響もあり
- リモートワーク
- テレワーク
- 在宅勤務
と呼ばれる働き方が増えてきました。
このような働き方は職種によって実現が可能だったり、不可能だったりします。
そこで今回は
について考えまとめてみました。
- 経理で完全リモート・テレワークは可能か？
- その理由について
テレワーク、リモートワーク、在宅勤務ってどんな働き方？
まず、「リモートワーク」「テレワーク」「在宅勤務」とはどんな働き方なのでしょうか。
この３つの違いがよくわからないという方も多いのではないでしょうか。
３つの働き方について紹介します。
【リモートワーク】
リモートは「remote」＝「離れた、遠隔の」という意味です。
つまり離れた場所で働くことになります。
【テレワーク】
テレは「tere」＝「遠くの」という意味です。
つまりこれも離れた場所で働くことになります。
※「テレフォン」や「テレパシー」もこの意味から由来してます。
【在宅勤務】
これはそのまま意味で、在宅して勤務すること
つまり自宅で働くことになります。
「会社から離れて仕事する」という意味では３つとも同じ意味ですね。
「経理」のお仕事はリモートワークできる？できない？
それでは本題に入ります。
完全リモートは不可能ではないが、かなり難しい。
※ただし、一部リモートが可能
結論「完全リモート」は難しいです。
例えば
- 当番制で週2-3日だけ出社
- Aさんは出社でBさんは基本リモート
というのは可能ですが
経理部全員が完全リモートで働くというのは難しいと言えます。
それぞれ理由について述べていきます。
理由その①請求書の発行業務
基本、経理でのテレワークの弊害は”紙”になります。
請求書の発行を紙で行っている会社は請求書を作成し、それを印刷します。
その印刷した紙の請求書を取引先に郵送するという業務が発生します。
これはリモートでは不可能で、どうしても出社して作業する業務になります。
ただし、請求書の発行を【電子化】すればこの問題は解決します。
WEBで請求書を発行できるようにしたり、
作成した請求書をメール送るようにすれば、紙は一切発生しません。
しかし、取引先によっては
「WEBではなく紙で郵送してください」
とお願いする会社もいますので、その場合は、その要望にお応えする必要があります。
相手は得意先でこちらは代金を頂く側なので、なかなか断りづらいです。
理由その②請求書の受領
今度は上記とは逆でこちらが請求書を受け取る場合です。
請求書はWEBで発行できる取引先もあれば、紙で郵送される取引先など様々です。
自社の「請求書の発行」であればこちらが電子化を進め、得意先が了承してくれれば解決しますが
「請求書を受け取る」側となると、請求書の発行方法は企業によって異なります。
紙の請求書が郵送で届く場合は出社して確認する必要があります。
ただし、自社に請求される請求書が全てWEBやメールで届くというのであれば問題ありません。
ある程度の規模の会社だと請求書の量もそれなりにあるので、取引先すべてがWEBやメールで請求書が届くというのは難しいでしょう。
理由その③経費精算/領収証の管理
次は経費精算による領収証の管理です。
領収証は紙で受け取ることがあるため、出社して管理する必要があります。
領収証を受け取って、それを証憑に会社の経費として計上し従業員に支払いをます。
しかし、これに関しては「電子帳簿保存法のスキャナ保存」の要件を満たせばデータ管理することも可能です。
↓詳しい要件について下記で記載しております。
紙でもらった領収証を写真データで管理する場合、概ね３営業日以内にタイムスタンプ付与が必要（３日ルール）という厳しいルールがありました。
しかし、2022年3月改正により「3日ルール」は廃止となり要件が緩和され、以前より導入がしやすくなりました。
電子帳簿保存法は改正の繰り返しにより要件が緩和され、以前よりも導入しやすくなりました。
理由その④ 監査対応
監査の対象となる上場会社や大会社の場合、監査対応があります。
監査法人から要求される資料はデータでのやり取りで可能なこともありますが、あくまで監査ですので、現物チェックも必要となることもあります。
現物は会社にあるので、出社して対応する必要があります。
現物チェックとは例えば「小口現金」「貯蔵品」「在庫」「固定資産」です。帳簿と実際の残高が一致ているかの確認が必要になります。
また「残高確認書の郵送」業務もあります。
基本”紙”で各取引先に郵送するので出社する必要があります。
また残高確認書の返送も会社宛に郵送で届きますので、出社せざるおえません。
ただし非上場の中小企業の場合、監査の対象外ですので、あくまで監査の対象となる会社に限ります。
経理でリモートワーク実現するには？
上記のことから、経理の完全リモートワークは難しいと言えるでしょう。
ただし、「リモートワークが全くできないか？」と言われればそうではありません。
当番制にし、「出社する人」「リモートワークする人」を分けて行えばリモートワークは可能です。
- 出社する人は紙で届いた請求書を計上する
- 量が多ければスキャンして、リモート勤務の人にPDFを送付する
こうすれば効率よく業務を進めることができます。
また他の部者にお願いして経理宛の郵送物をPDFで送付してもらえれば
「この日だけ経理部全員リモートワーク」とすることも可能です。
また経理の求人の中には、【完全リモートワーク】で働ける求人もあります。
これは経理部全員がリモートワークをしているというより、経理の主要メンバーは出社し、一部メンバーは完全リモートというフローで業務を回しています。
主婦の方向けにリモートワークを推進している会社もよく見かけます。
経理がリモートワークを推進するためのポイント
完全フルリモートは難しいですが、一部リモートとして勤務するのは可能です。
経理がリモートワークを推進するためのポイントは下記になります。
- クラウド型の会計ソフトの導入
- 経費精算システムの導入
- チャットツールの導入
クラウド型の会計ソフトの導入
会計ソフトは「インストール型」と「クラウド型」があります。
インストール型はパソコンにソフトをダウンロードして利用する会計ソフトです。
これに対してクラウド型の場合、インターネット経由でどこからでも利用が可能となります。
そのため自宅にネット環境があれば、自宅から仕訳入力や試算表の確認をすることが可能となります。
経費精算システムの導入
リモートワークを進めるには、ペーパーレス化が必須となります。
経費精算システムを導入することで、紙で受領した書類をスキャンして
電子保存することができます。
紙の書類をスキャンするには、出社が必要となりますが、
毎日出社する必要はありません。これを導入することで出社頻度を減らすことができます。
チャットツールの導入
リモートワークになることでの懸念点は、コミュニケーションのしづらさになります。
出社していれば、直接口頭で話せますが、リモートワークではそれが出来ません。
メールでもコミュニケーションは可能ですが、チャットツールを使うことで
より円滑にコミュニケーションを図ることができます。
まとめ
以上となります。経理が完全リモートワークを実施できない理由は下記になります。
- 請求書の発行業務
- 請求書の受領
- 経費精算/領収証の管理
- 監査対応
※完全リモートは難しいが、当番制でリモートワークすることは可能
他にも経理でリモートワークを進める上で弊害となるものはありますが、
今回はメインの４つで説明させて頂きました。
個人的には１番の弊害は②の請求書の受領だと考えています。
これは取引先による方法のため自社では対応しようがありません。
また完全リモートとは言わずとも、一部リモートワークという形で進める際は
少なからず周りの協力です。
システムの導入がされていない企業は、その導入からスタートするので情報システム部と連携を取りながら進める必要があります。
リモートワークの導入を進める場合は、周りと相談し協力し合いながら進めて行きましょう。
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