今回は【電子帳簿保存法のスキャナ保存制度】について解説します。
電子帳簿保存法は略して「電帳法」とも呼ばれています。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは
国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減するため
書面で保存することが義務づけられているものを
一定の要件のもと電子データで保存することを認められた法律になります。
紙で管理していたものを、一定の要件を満たしていれば、電子データ保存が認められるという話です。
電子帳簿保存法の３つの制度
電子帳簿保存法は下記の３つの制度があります。
電子帳簿保存法のスキャナ保存制度とは？
電子帳簿保存法の「スキャナ保存制度」とは
紙で受領した書類をデータ保存することを認める制度です。
「スキャナ保存」と「電子取引」の違い
電子帳簿保存法では「スキャナ保存」と「電子取引」がありますが
違いは下記になります。
【スキャナ保存】
- 紙で受領した書類をデータ保存すること
→任意
【電子取引】
- 電子データ（電子メールやPDFなど）で受領した書類をデータ保存すること
→義務化（2024年1月以降）
今回解説するのは【スキャナ保存】になります。
スキャナ保存制度のメリット
上にも書いた通り「スキャナ保存」は義務ではありません。
任意となります。
そのメリットは下記になります。
紙の書類管理がなくなるというのが大きなメリットになります。
スキャナ保存制度の要件
スキャナ保存をするにあたり
真実性や可視性を確保するための要件を満たす必要があります。
- 真実性
→スキャナ保存した場合の改ざん・削除を防止するための対策です。
- 可視性
→税務調査の際にすぐに検索できる状態にしておくことをいいます。
具体的な要件は下記になります。
それぞれ要件について下記で詳しく解説します。
書類の例：重要書類と一般書類
スキャナ保存では、「重要書類」か「一般書類」によって要件が少し異なります。
【重要書類】
資金や物の流れに直結･連動する書類
例・・契約書、納品書、請求書、領収書 など
【一般書類】
資金や物の流れに直結･連動しない書類
例・・見積書、注文書、検収書 など
入力期間の制限：早期入力方式と業務処理サイクル方式
スキャナ保存では、「早期入力方式」と「業務処理サイクル方式」のどちらかを適用して
入力期間内に入力することが求められます。
【①早期入力方式】
書類を作成または受領してから、速やか(おおむね７営業日以内)にスキャナ保存する方法。
【②業務処理サイクル方式】
それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間(最長２か⽉以内)を経過した後、速やか(おおむね７営業日以内)にスキャナ保存する方法。
ただし、業務処理サイクル方式は、企業において書類を作成または受領してからスキャナ保存するまでの各事務の処理規程を定めている場合のみ採用できます
【早期入力方式と業務処理サイクル方式の違い】
- ①早期入力方式
→書類を作成または受領してから、おおむね７営業日以内にスキャナ保存 - ②業務処理サイクル方式
→「月締め」で帳簿を締めるタイミングからおおむね７営業日以内に電子化します。
通常は②を採用するケースが多いと言えます。
7営業日以内に入力できない場合は要件違反となるのか？
上記には、速やか(おおむね7営業日以内)にスキャナ保存するよう記載があります。
おおむね７営業日以内に入力できない特別な事由がある場合に、
そのおおむね７営業日以内に入力することができない事由が解消した後
直ちに入力したときには、速やかに入力したものとして取り扱われます。
一定の解像度・カラー画像による読み取り
スキャナ保存では、下記のように読み取りする必要があります。
- 解像度200ｄｐｉ相当以上で読み取ること
- 24ビットカラーで読み取ること
カラーで読みやすい解像度でデータ保存する必要があります。
一般的なスキャナの設定であれば200dpi以上を超えていますので、
そのままカラースキャンすることで問題ありません。
ただし、一般書類の場合は「白黒階調」でも認められます。
タイムスタンプの付与
スキャナ保存では、タイムスタンプの付与が必要となります。
今まで紙で保存していたものを電子データで保存するとなると
コピーが容易で改ざんのリスクがあります。
同じ領収証による経費精算の二重請求などの不正が容易に出来てしまいます。
[電子データ]と[日付・時刻]を組み合わせ、
発行側と受領者でタイムスタンプを付与し電子保存することで、
後のデータ改ざんを防ぐことができます。
※[発行者側]と[受領者側]の双方にこのタイムスタンプの付与が必須となります。
タイムスタンプは改ざんなどや不正などリスクを防ぐために行う。
バージョン管理
スキャナデータについて訂正･削除の事実やその内容を確認することができるシステム等又は訂正･削除を行うことができないシステム等を使用すること
スキャンデータについて、訂正や削除をする際にその履歴を残せるシステムが必要となります。
訂正や削除が出来て履歴が残せない場合は要件に満たさないで注意です。
帳簿との相互関連性の確保
スキャナデータとそのデータに関連する帳簿の記録事項との間において
相互にその関連性を確認することができるようにしておくこと
「スキャナデータ」と「それに関連する帳簿」について
関連性が確認できるようする必要があります。
システム上、相互に確認することが出来ない場合は、一連番号等に使用して相互に確認できるようにする必要があります。
見読可能装置等の備付け
14インチ（映像面の最大径が35cm）以上のカラーディスプレイ及びカラープリンタ並びに操作説明書を備え付けること
電子データで保存した書類について画面上で確認したり、書面で出力したりするための設備が必要となります。
つまりパソコンやプリンタなどの設備のことを指します。
速やかに出力すること
スキャナデータについて、次の①～④の状態で速やかに出力することができるようにすること
- ①整然とした形式
- ②書類と同程度に明瞭
- ③拡大又は縮小して出力することができる
- ④４ポイントの大きさの文字を認識できる
つまり、普通の書類と同じような読みやすいかたちで、出力できるようにする必要があります。
システム概要書等の備付け
スキャナ保存するシステム等のシステム概要書、システム仕様書、操作説明書、スキャナ保存する手順や担当部署などを明らかにした書類を備え付けること
それが整然とした形式及び明瞭な状態で画面及び書面に、速やかに出力することができるものであれば、システム概要書が備え付けられているものとして取り扱って差し支えありません。
スキャナ保存するシステムが自社開発であれば、そのシステムに関わる仕様書や操作説明書が必要となります。
検索機能の確保
スキャナデータについて、次の要件による検索ができるようにすること
① 取引年⽉日その他の日付、取引金額及び取引先での検索
② 日付又は金額に係る記録項目について範囲を指定しての検索
③ ２以上の任意の記録項目を組み合わせての検索
つまり税務調査などで提出が求められた場合に、すぐに検索できるようにしていく必要があります。
一般的なクラウドシステムであれば問題ありませんが、上記の要件を満たせる機能があるか確認する必要があります。
まとめ
今回は【電子帳簿保存法のスキャナ保存制度】について解説しました。
要点をまとめると下記になります。
- 電子帳簿保存法とは国税関係帳簿書類の保存に係る負担を軽減するため書面で保存することが義務づけられているものを一定の要件のもと電子データで保存することを認められた法律になります。
- 電子帳簿保存法の「スキャナ保存」は紙で受領した書類をデータ保存すること
- スキャナ保存の要件は下記になります。
